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Analizzare un processo in ottica Lean

Rieccoci per il proseguo dell’articolo dedicato alla Lean Office. Nel primo articolo abbiamo visto alcuni esempi di attività di spreco insite nei processi d’ufficio e il perché il dipendente accetta di integrare questi sprechi nel suo lavoro quotidiano.

Una puntualizzazione: quando parliamo di sprechi intendiamo tutte quelle attività che vengono svolte, ma che fanno perdere tempo per dedicarsi ad attività più importanti; infatti nel mondo Lean si intende con spreco sono tutte quelle attività che non portano valore aggiunto e per cui il cliente non è disposto a pagare.

Solitamente negli uffici lo spreco porta ad avere informazioni incomplete o a non averne affatto. Ciò si traduce in lunghi tempi per poter processare un lavoro.

Il diagramma Makigami del flusso commessa

Dopo la fase inziale di formazione, il nostro lavoro presso il Cliente è proseguito con la mappatura del processo di gestione della commessa: lo strumento utilizzato in questo caso è il Makigami (o Swimlane diagram) che permette di evidenziare come l’informazione relativa alla commessa attraversi le varie funzioni o persone aziendali.

Come si vede dall’immagine, in verticale ci sono tante “fasce” quanti sono gli attori coinvolti nel processo, incluso il cliente. In orizzontale ci sono i blocchi che rappresentano le attività fatte da ciascun attore.

Il Team lavora insieme per compilare il diagramma. Questo permette all’intero Team di conoscere quali sono le attività svolte dai colleghi e quali sono le loro difficoltà. In questo modo si accresce la consapevolezza del proprio ed altrui ruolo lavorativo, e si fa comprendere ai dipendenti come la gestione del proprio lavoro possa influire, positivamente o negativamente, sul lavoro dei colleghi a valle.

Molti elementi emergono già durante la stesura del diagramma, grazie al confronto reciproco e all’individuazione delle criticità del flusso operativo. In questa fase il Team, con il supporto del Consulente, è in grado di proporre idee di miglioramento. Questo è segno che il Team ha compreso l’obiettivo del processo di miglioramento e si sta redendo conto degli sprechi che compie nel proprio lavoro quotidiano.

A termine di una mappatura si arriva facilmente a individuare una cinquantina di sprechi od opportunità di miglioramento. Anche nel nostro caso specifico abbiamo trovato 31 sprechi che il nostro Cliente non sospettava di avere.

Come detto nella prima parte di questo articolo se tutto è prioritario, non esistono priorità! Voler risolvere 50 sprechi contemporaneamente creerebbe molta confusione nel Team. Arrivati a questo step è necessario individuare quelli a più alta priorità!

Come?

Per farlo ho usato una matrice 2×2. Questo strumento mi permette di tenere in considerazione:

  • l’impatto di miglioramento che la risoluzione dello spreco porta, e
  • l’effort, cioè l’impegno di risorse ed investimenti che l’azienda deve sostenere per implementare la soluzione.

Lo scopo è quello di prioritizzare le soluzioni ad alto impatto raggiungibili con in minor effort.

Per fare questo, il Team ha redatto un foglio Excel in cui per ogni spreco è stata individuata almeno una soluzione. Per ogni soluzione è stato attribuito un doppio punteggio, con valori da 1 a 3 che valutano impatto e effort della proposta. Il prodotto matematico di questi 2 indici ci dà il punteggio globale della coppia spreco-soluzione.

Lo scopo di questo esercizio è di individuare la scaletta delle priorità, attraverso l’analisi dei rating globali di tutte le coppia di opportunità-soluzione.

Le coppie che hanno un punteggio pari a 9 sono quelle opportunità di miglioramento che impattano molto sull’organizzazione dell’azienda (e quindi sul cliente finale) ma che richiedono un effort moderato da parte del team nel risolverle. Saranno queste le attività prioritarie che il Team si occuperà di sviluppare.

Nelle molte attività da svolgere è importante individuare le priorità! Tutto non si può fare.

Per ogni attività prioritaria il Team ha sviluppato la soluzione precedentemente individuata: sono stati creati e introdotti nell’uso quotidiano check list di supporto, punti di controllo, standardizzazione del formato dei file, cartelle delle commesse unificate tra i vari reparti,  strumenti per migliorare la comunicazione interna tra le funzioni aziendali coinvolte.

Questi nuovi strumenti e modalità operative sono stati testati su una commessa pilota prima di essere introdotti. Il test ha lo scopo di verificarne la loro usabilità e correttezza, ed apprenderne appieno le potenzialità.

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Grazie dell’attenzione e buon lavoro!