La Lean Office

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La Lean in azienda

Il mio lavoro di Consulente Lean mi porta a visitare piccole e medie aziende per supportarle nel miglioramento della produttività e dell’organizzazione. Di solito la chiamata arriva a fronte di esigenze specifiche del top management di rispondere in maniera strutturata a richieste, spesso provenienti dai propri collaboratori, di migliorare la propria gestione organizzativa.

La prima fase di ogni intervento consiste nel porre molte domande. E ascoltare attivamente le risposte. A più di qualcuno le domande che pongo appaiono strane, ma quello che io trovo strano è la risposta che costantemente ottengo da loro. Mi trovo in queste sale riunioni a chiedere il perché delle varie azioni che compiono durante il giorno, e regolarmente mi sento dire la famosa frase: “Perché abbiamo sempre fatto così”.

Nella quotidianità aziendale siamo abituati a compiere azioni, spesso molte, senza domandarci il perché, e questo a volte porta a sprechi di tempo:

• Cercare informazioni che il collega tiene per se.
• Controllare se il lavoro degli altri è stato svolto.
• Iniziare a lavorare senza delle informazioni essenziali per poi doversi fermare.
• Essere chiamati all’ultimo momento per dover svolgere qualcosa di urgente.
• …

Curiosamente, il problema di fondo non è nemmeno lo spreco di per sé! Bensì il fatto che lo spreco diventi normale senza averne la consapevolezza, e ci “ruba del tempo” da dedicare alla attività che aggiungono valore al cliente.

A volte non serve un’analisi professionale per comprendere che esistono ampi spazi di miglioramento in termini organizzativi. Ma anche quando ci rendiamo conto che qualcosa non va o che potrebbe migliorare sensibilmente, o quando sappiamo che dovremmo fermarci e chiederci uno di questi perché, la mia esperienza mi dice che non sarà fatto.

Quello che con ogni probabilità accade è che il “punto debole“, in termini organizzativi, salta agli occhi proprio in uno di quei momenti in cui siamo “così presi dal lavoro quotidiano“, che non ci diamo l’opportunità di fermarci nemmeno un attimo.

Gli attuali ritmi che si sono imposti fanno sì che tutto sia urgente e importante,

ma se tutto è urgente, l’urgenza perde di significato e si finisce ad non avere più una priorità!

Dalla teoria alla pratica

Questo era, più o meno, lo scenario che ci siamo trovati davanti quando come ARM Process abbiamo iniziato la nostra consulenza presso una PMI. Il carico di lavoro era elevato, i dipendenti lavoravano duro, nessuno aveva il tempo per farsi domande e questo influiva sulla capacità organizzativa. Classico copione comune a moltissime aziende che chiedono il nostro intervento.

Ma grazie alle nostre conoscenze e all’esperienza maturata in contesti simili, noi di ARM Process glielo abbiamo chiesto: perché fate così? Vi lascio immaginare la risposta.

Abbiamo sempre fatto così

Abbiamo iniziato il nostro intervento con la formazione. Lo scopo era di dare ai collaboratori un’infarinatura dei concetti di Project Management e Lean e di insegnare l’uso di alcuni strumenti che la Lean fornisce. La scelta organizzativa di offrire una basica preparazione Lean non è passata inosservata: il team interno non pensava fosse utile fare formazione, non ne capiva l’utilità. Ma questo è un passaggio obbligato al fine di coinvolgere il team e fargli indossare degli “occhiali” per poter analizzare in maniera critica i loro processi e migliorarli “facendo di più in meno tempo“.

Il punto cardine di questa formazione è allineare il team sui concetti di spreco e di valore per il cliente, attraverso l’apprendimento di due strumenti fondamentali che la Lean mette a disposizione per la mappatura (ovvero la fase successiva dell’intervento): la VSM e il Makigami.

VSM è l’acronimo di Value Stream Mapping ed è la mappatura del flusso di valore del prodotto all’interno dell’azienda. Permette di far risaltare i muda (termine giapponese per indicare gli sprechi). Viene utilizzata per seguire la materia prima a partire dall’ordine al fornitore, poi durante la sua trasformazione nel reparto produttivo e fino alla consegna al cliente finale del prodotto finito.

Il Makigami invece è utilizzato per lo più per analizzare processi transazionali, cioè individuare i flussi operativi nella gestione delle informazioni: per sua natura la sua massima applicazione è l’analisi del lavoro negli uffici, sempre con lo scopo di far emergere gli sprechi.

Una volta studiati gli sprechi e il concetto di valore, e appresi gli strumenti Lean necessari per proseguire, il team era pronto alla fase successiva dell’intervento: la mappatura. Nel prossimo post scopriremo cos’è la mappatura, cosa è emerso da questa fase, e come grazie alla guida dei consulenti il team ha saputo individuare e creare nuove modalità operative e nuovi strumenti per eliminare gli sprechi.

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ARM Process ha oltre 15 anni di esperienza in processi di riorganizzazione e si avvale di esperti in Lean Thinking per supportare le organizzazioni pubbliche e private in questo.

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Grazie dell’attenzione e buon lavoro!