Cos’è un progetto? A cosa serve?

Domande ormai banali a cui tutti sappiamo dare una risposta. Almeno inizialmente.

Quando ci troviamo di fronte a qualcosa di nuovo, ovvero fuori dalle nostre azioni abituali, che tanto ci danno fiducia, normalmente lo chiamiamo “progetto” e noi diventiamo i gestori dello stesso, i Project Manager.

Questo avviene molto frequentemente nell’attuale mondo del lavoro, per nuovi prodotti/servizi, nuove offerte, nuovi mercati… E noi tutti sappiamo che questa novità deve funzionare, ciò produrre i risultati attesi come maggiori ricavi, minori costi, maggior efficienza, nuove opportunità…

Un dato molto interessante in tal senso arriva dalla 6° IPMA Research Conference, tenutasi a Rio de Janeiro a settembre 2018: più di un terzo del PIL (Prodotto Interno Lordo) nei paesi è generato attraverso progetti e programmi.

Cosa dobbiamo sapere sul Project Management ed il progetto prima di partire? … bè direi molto di più di questo.

Partiamo da “Cosa dobbiamo sapere sul Project Management prima di partire?“

La professione del Project Management (PM) è l’applicazione di conoscenze, processi, capacità, strumenti e tecniche appropriate che possono avere un impatto considerevole sul successo del progetto. Le principali associazioni internazionali di PM forniscono le conoscenze di Project Management generalmente riconosciute come buona prassi.

A tal proposito riporto di seguito lo scopo della Guida al PMBOK – quinta edizione:

“ Generalmente riconosciuto” significa che le conoscenze e le pratiche descritte sono applicabili alla maggior parte dei progetti per la maggior parte delle volte e che vi è consenso generale sul loro valore e utilità. “ Buona prassi” significa che vi è accordo generale sul fatto che l’applicazione di tali conoscenze, capacità, strumenti e tecniche può incrementare le possibilità di successo su un’ampia gamma di progetti. Questo non significa però che le conoscenze descritte devono sempre essere applicate uniformemente a tutti i progetti; la responsabilità di determinare ciò che è adeguato ad ogni singolo progetto resta a carico dell’organizzazione e/o del gruppo di progetto.

Metodologie, strumenti e tecnologie devono essere quindi utilizzate correttamente e con discernimento al caso specifico.

Professionalmente utilizzo gli strumenti di Project Management per l’esecuzione della strategia, affinché produca i risultati attesi, adattandoli lungo la strada di un’esecuzione intelligente.

Quando un progetto deve essere aperto e quando chiuso!

I progetti devono avere dei tassi-soglia di rendimento minimo per proseguire. Se questi tassi non sono rispettati il progetto deve essere allineato, chiuso o sospeso. Tale calcolo tiene conto del capitale investito, degli interessi e dei rischi rispetto al ritorno sull’investimento in termini di marginalità.

Una ricerca (Iwan Maker e Wefa Tahran) collocava i tassi-soglia del 2003 al 14,1%, arrivando al 2016 con il 12,5%. Valori decisamente importanti da soddisfare. Un recente articolo (“La strategia nell’era del capitale sovrabbondante” – HBR giugno 2017) suggerisce che le opportunità dovrebbero essere considerate interessanti dalle aziende quando generano un ROE (return on equity – redditività del capitale proprio, senza capitale di terzi, es: prestiti) del 8%.

Nella mia esperienza con le PMI italiane questo non è più vero

In prima battuta il costo del denaro è diminuito ed esistono strumenti di sostegno all’innovazione che permettono un contributo in risorse e soprattutto garanzie da presentare presso istituti di credito per il rilascio di prestiti. Ma soprattutto molti progetti di innovazione non sono finalizzati all’esclusivo aumento dei ricavi e/o marginalità, ma principalmente a mantenere la quota di mercato con le relative marginalità.

Ogni imprenditore è conscio che, per ogni linea di business, deve poter raccontare qualcosa di nuovo ai propri clienti, oppure deve diventare efficiente più di chiunque altro per risultare il più vantaggioso. In entrambi i casi è necessaria innovazione.

Infine “Cosa dobbiamo sapere sul progetto prima di partire?“

Ogni progetto, affinché sia efficace deve partire da una chiara strategia e dalla definizione formale e sostanziale di questi elementi:

  • Nome del progetto
  • Sponsor del progetto
  • Project Manager del progetto
  • Descrizione del progetto, chi e cosa decreta il successo del progetto
  • Principali deliverables del progetto
  • Esclusioni del progetto
  • Requisiti di alto livello del progetto
  • Vincoli e assunti del progetto
  • Rischi di alto livello del progetto
  • Milestone del progetto
  • Budget del progetto
  • Modalità di comunicazione adottate nel progetto

Il buon inizio decreta già la bontà della gestione del progetto.

Concludo con un’interessante statistica del PMI.org, per sottolineare ancora una volta come strumenti e metodologie siano fondamentali per lavorare, ma i risultati attesi si ottengono grazie all’interazione collaborativa del team di progetto:

l’80% del lavoro del Project Manager è comunicare

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